USE CASE REPOSITORY
Automatisierung in der Steuerkanzlei
Wie automatisierung repetitive Aufgaben in Steuerkanzleien übernimmt — damit Ihr Team sich auf das Wesentliche konzentrieren kann.
AUSGANGSLAGE
Herausforderungen in Steuerkanzleien
Fachkräftemangel
Qualifiziertes Personal ist knapp. Wachstum ist nur durch mehr Köpfe möglich — bis die Automatisierung übernimmt.
Medienbrüche
DATEV läuft on-premise. Keine nativen APIs für vollständige Prozessautomatisierung — Daten wandern manuell zwischen Outlook, Excel und DATEV.
Nicht-Skalierbarkeit
Mehr Mandate bedeuten mehr manuellen Aufwand. Saisonale Spitzen (Jahresabschluss, Steuererklärungen) belasten das Team massiv.
Fehlerquote
Manuelle Dateneingaben erzeugen Fehler. Fristen werden verpasst, Bescheide nicht rechtzeitig geprüft, Einspruchsfristen ablaufen lassen.
DMS-Chaos
Dokumente werden manuell klassifiziert, falsch abgelegt oder gar nicht verschlagwortet. Suchzeiten kosten täglich Stunden.
Mandantenkommunikation
Fehlende Unterlagen werden manuell angefragt. E-Mail-Vorlagen existieren, werden aber nicht automatisch befüllt oder versendet.
Wie automatisierung repetitive Aufgaben in Steuerkanzleien übernimmt — damit Ihr Team sich auf das Wesentliche konzentrieren kann.
DATEV & AUTOMAISIERUNG
Was DATEV kann — und wo EMMA anfängt
Was kann DATEV bereits
- Automatisierungsservice Rechnungen (Buchungsvorschläge für Eingangs-/Ausgangsrechnungen)
- Automatisierungsservice Bank (Buchungsvorschläge aus elektronischen Kontoumsätzen)
- Liquiditätsmonitor online (Prognosen & Grafiken)
- Einspruchsgenerator (KI-Texterstellung für Steuerbescheide)
- DATEV Copilot (KI-Assistent — nur Cloud-Lösungen)
- LEXchat (Steuerrechtliche Fragen per KI)
- Personal-Benchmark online (Gehaltsprognosen)
Was DATEV nicht automatisiert
- Kein automatisches Login & Navigation in DATEV Unternehmen online
- Kein End-to-End Jahresabschluss-Workflow (Entwurf → Übermittlung → Rechnung → DMS)
- Kein automatisches Mandanten-Onboarding (DATEV anlegen + DMS + Outlook)
- Keine automatische Posteingangs-Klassifizierung & DMS-Ablage
- Kein Belegabruf aus externen Portalen
- Keine automatische Mandantenkommunikation bei fehlenden Unterlagen
- Keine Zinsberechnung & Saldenmitteilung
Genau diese Lücken schließt EMMA
- Vollständige Prozessautomatisierung über Systemgrenzen hinweg
- RPA + KI Kombination: OCR, Klassifikation, Entscheidungslogik
- Login in beliebige Systeme (DATEV, Banken, Portale)
- E-Mail-Automatisierung mit dynamischen Anhängen
- Skalierbar auf beliebig viele Mandate — 24/7
- Nach 2-tägiger Schulung selbst konfigurierbar (No-Code)
- On-premise kompatibel — kein Cloud-Zwang
- Dokumentiert jeden Schritt (Audit Trail)
Wie automatisierung repetitive Aufgaben in Steuerkanzleien übernimmt — damit Ihr Team sich auf das Wesentliche konzentrieren kann.
USE CASE REPOSITORY
9 EMMA Use Cases
DOKUMENTENMANAGEMENT
Posteingang → DMS → Vorgangsmappe
E-Mails automatisch klassifizieren, Anhänge im DMS ablegen und Vorgangsmappen erstellen — ohne manuelles Eingreifen.
Prozessschritte & Details
- Outlook-Postfach überwachen — neue E-Mails erkennen
- Betreff + Absender + Inhalt analysieren → Mandant + Dokumenttyp zuordnen
- Anhänge automatisch herunterladen (PDF, ZIP, Office)
- OCR + Klassifikation: Rechnung, Kontoauszug, Vertrag, Bescheid?
- Dokument im DMS ablegen + korrekt verschlagworten
- Vorgangsmappe anlegen oder verknüpfen (z.B. „Jahresabschluss 2025 – Mandant X")
Impact
Sehr hoch — regelbasiert, repetitiv, hoher Zeitanteil. Empfohlen als Einstiegs-Use-Case für jede Kanzlei.
FINANZBUCHHALTUNG
Kontoumsätze prüfen & Belege anfordern
EMMA liest Mandanten aus Excel, exportiert ungeprüfte DATEV-Umsätze und versendet automatisch Aufforderungen.
Prozessschritte & Details
- Excel-Liste lesen: Mandantennummer, Name, Zeitraum, E-Mail-Adresse
- Browser öffnen → DATEV Unternehmen online → Login (Smartcard + PIN)
- Mandant eingeben → Anwendungen → Bank → Kontoumsätze prüfen
- Zeitraum eintragen → Filter: Status „ungeprüft" → Export als Excel
- Outlook öffnen → neue E-Mail mit Mandanten-Adresse, Standardtext + Excel als Anhang
- Nächsten Mandanten aus Liste holen → Schleife wiederholen (24/7)
Skalierbarkeit
Beliebig viele Mandate im 24/7-Betrieb. Kein manueller Eingriff nach Einrichtung.
FINANZBUCHHALTUNG
Kontoauszug → DATEV → Buchungsvorschlag
kürzen Banking-Portal öffnen, Auszüge laden, Daten extrahieren und in DATEV hochladen — Buchungsvorschläge entstehen automatisch.
Prozessschritte & Details
- Banking-Portal aufrufen → Login → Kontoauszug downloaden (PDF/CSV)
- Daten extrahieren: Buchungsdatum, Betrag, Verwendungszweck, IBAN
- Datei aufbereiten → Upload in DATEV Unternehmen online über Bankdatenservice
- Buchungsvorschläge werden in DATEV FiBu erzeugt
- Protokoll erstellen und Bearbeiter informieren
Hinweis
DATEV Automatisierungsservice Bank erzeugt Buchungsvorschläge — aber nur wenn Daten bereits im System sind. EMMA liefert den vorgelagerten Schritt: Login + Download + Upload.
FINANZBUCHHALTUNG
Zinsberechnung & Saldenmitteilung
Kontoauszug einlesen, Zinsen extrahieren, Berechnung via Excel/Script, Saldenmitteilung generieren und an Mandanten versenden.
Prozessschritte & Details
- Online-Kontoauszug aufrufen und downloaden
- Zinsen und Salden extrahieren (PDF → strukturierte Daten)
- Berechnung via Excel-Template oder Python-Script
- Saldenmitteilung aus Vorlage generieren + Daten einfügen
- Versand an Mandant (Outlook) + Ablage im DMS
Einsatz
Ideal bei Mandanten mit Darlehenskonten. Kombination RPA + Datenlogik — hebt sich von einfachen Klick-Bots ab.
FINANZBUCHHALTUNG
Jahreswechsel Finanzbuchhaltung (FiBu)
Daten prüfen, DATEV-Jahresübernahme vollziehen, Protokoll ablegen — zeitaufwendig, ideal für RPA.
Prozessschritte & Details
- Datenbestand prüfen: Offene Posten, fehlende Buchungen identifizieren
- Jahresübernahme in DATEV FiBu starten (für alle Mandate aus Liste)
- Logs prüfen: Fehler oder Hinweise an zuständigen Mitarbeiter melden
- Erfolgs-Protokoll erstellen
- Dokumentation im DMS ablegen
Timing
Saisonaler Prozess mit hohem Engpass-Potenzial — perfekt für Automatisierung. Läuft nachts durch.
KANZLEIMANAGEMENT
Kontoauszug → DATEV → Buchungsvorschlag
Bescheide automatisch prüfen, Abweichungen und Fristen dokumentieren. Compliance-kritisch. Fehler kosten Zeit & Ruf.
Prozessschritte & Details
- Bescheid-PDF einlesen (Eingang per Post/E-Mail/Portal)
- OCR + KI: Steuernummer, Festsetzungsbetrag, Datum, Abgabefrist extrahieren
- Abgleich mit berechneter Steuer → Abweichungen erkennen
- Bei Abweichung: Einspruchsfrist berechnen + Mitarbeiter alarmieren
- Bescheid im DMS korrekt ablegen (Mandant + Jahr + Steuerart)
- Täglich für alle neuen Bescheide wiederholen
Compliance-Relevanz
Verpasste Einspruchsfristen kosten die Kanzlei Geld und Reputation. EMMA prüft täglich automatisch — keine Frist geht verloren.
KANZLEIMANAGEMENT
Mandanten-Onboarding (End-to-End)
Vom Aufnahmeformular bis zum versandten Willkommenspaket — EMMA legt Mandanten in DATEV an, erstellt DMS-Strukturen und versendet Standardmails.
Prozessschritte & Details
- Stammdaten aus Formular oder E-Mail erfassen (Name, Steuernummer, Adresse)
- Mandanten-Akte in DATEV anlegen (Stammdaten übernehmen)
- DMS-Ordnerstruktur erzeugen nach Kanzlei-Standard
- Willkommens-Mail + Checkliste fehlende Unterlagen automatisch versenden
- Vorgangsmappe erstellen → Status: „Onboarding aktiv"
- Zuständigen Mitarbeiter benachrichtigen
Impact
End-to-End Automatisierung. Gut skalierbar bei Wachstumsphasen. Prozess standardisiert = weniger Fehler.
KANZLEIMANAGEMENT
Jahresabschluss → Übermittlung → DMS
Der stärkste Use Case für Steuerkanzleien. Entwürfe erstellen, E-Bilanzen übermitteln, Rechnungen vorbereiten, DMS-Ablage — alles automatisch. Spart ~45 Min/Mandant.
Prozessschritte & Details
- Entwürfe erstellen: Steuererklärung, Jahresabschluss, E-Bilanz, Bilanzbericht
- Vollständigkeitserklärungen + Aufträge zur Übermittlung erstellen
- E-Mail-Anschreiben an Mandantschaft vorbereiten + versenden
- Steuererklärungen, Jahresabschlüsse, E-Bilanzen automatisch übermitteln
- Rechnungen für erbrachte Leistungen vorbereiten
- Alle Dokumente in DMS ablegen (strukturiert, verschlagwortet)
Zeitersparnis
~45 Min manuelle Arbeit pro Mandant. Bei 200 Mandaten = 150 Stunden/Saison gespart. Der Impact-Use-Case schlechthin.
DOKUMENTENMANAGEMENT
Belegverarbeitung (OCR + KI)
Belege aus Mandantenportalen abrufen, per OCR auslesen, klassifizieren und Buchungssätzen zuordnen. Kombination RPA + KI für maximale Automatisierungstiefe.
Prozessschritte & Details
- Belegimport aus Portalen (DATEV Unternehmen online, Mandantenportale)
- OCR: Text + Zahlen aus PDF/Scan extrahieren
- KI-Klassifikation: Rechnungstyp, Betrag, Datum, Lieferant erkennen
- Buchungssatz vorschlagen (Konto + Kostenstelle)
- Human-in-the-Loop: Unklare Belege zur manuellen Prüfung flaggen
- Automatische Ablage im DMS
Differenzierung
Klassische RPA-Lösungen stoppen bei der Übergabe. EMMA geht weiter: OCR + KI-Klassifikation + automatische Buchungszuordnung in einem Durchlauf.
BERATEND & PARTNERSCHAFTLICH
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- Entscheiden
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REFERENZEN
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